AWS Community Day Bolivia 2024 🚀 - Web: Desde el concepto hasta el lanzamiento

1. Introducción

Resumen Ejecutivo

El AWS Community Day Bolivia 2024 fue un hito sin precedentes en el ecosistema tecnológico de Bolivia, siendo la primera edición de este evento global en el país. Este encuentro, impulsado por los grupos de usuarios locales de AWS (La Paz y Cochabamba), tuvo como objetivo principal crear un espacio de intercambio de conocimientos, networking y aprendizaje sobre las tecnologías cloud de Amazon Web Services.

La relevancia de este primer AWS Community Day en Bolivia radicaba no solo en la difusión de conocimiento técnico, sino también en posicionar al país dentro del mapa regional de comunidades y grupos de usuarios de AWS, fomentando el desarrollo de habilidades cloud entre estudiantes y profesionales locales.

Con 27 speakers nacionales e internacionales, talleres prácticos y la contribución de importantes sponsors del sector tecnológico nacional e internacional, el evento logró convertirse en un referente para la comunidad tecnológica boliviana.

El Desafío

La creación del sitio web para el AWS Community Day Bolivia 2024 presentó múltiples desafíos desde la perspectiva de producto. Sin un sitio web específico que fuese el centro de información para el evento, como equipo organizador nos enfrentábamos a un importante desafio a la hora de comunicar eficazmente los detalles del evento, atraer asistentes, conseguir speakers y atraer a posibles sponsors.

Al tratarse de un evento de AWS reconocido oficialmente, el sitio web debía cumplir ciertas normas de marca y, al mismo tiempo, que reflejara la identidad tecnológica del país en el entorno cloud.

Crear esta presencia digital supuso un reto y una oportunidad. El sitio web debía cumplir varias funciones esenciales: ofrecer información exhaustiva sobre el evento, facilitar las inscripciones, presentar a los speakers y sponsors, y generar expectativa para este evento sin precedentes que se celebraba por primera vez en Bolivia.

Además de que esta plataforma pudiera transmitir la confiabilidad y seguridad para un evento de estas características y que al mismo tiempo pudiera iterar a medida que se confirmaran los detalles del evento, sin requerir grandes recursos técnicos para su mantenimiento y actualización.

Mi Rol

Como Product Manager y responsable del sitio web del evento, mi función abarcó la conceptualización, planificación, diseño, desarrollo y optimización de la plataforma web que serviría como punto central de información y la primera pauta de registro para todos los interesados en el evento. Esto requirió una colaboración muy cercana con todos los distintos equipos del comité organizador, para adaptar el producto rápidamente a los cambios y requisitos emergentes durante las distintas fases de planificación del evento.

Adicionalmente, contribuí activamente en aspectos relacionados con la identidad visual, el marketing, las redes sociales y las estrategias de comunicación digital de todo el evento.

2. Comprendiendo a los “usuarios” y definiendo los requisitos

El evento estuvo dirigido a un público diverso: estudiantes universitarios, profesionales y aficionados de IT, líderes tecnológicos, emprendedores, y empresas interesadas en las soluciones cloud que ofrece AWS.

Aunque no se llevó a cabo una investigación formal de usuarios por los tiempos apretados, facilité debates estructurados con el equipo organizador para determinar las necesidades de información esenciales.

• Reuniones con el equipo organizador: Tuvimos múltiples reuniones para entender los objetivos principales, las expectativas con respecto al evento y el tipo de información que se consideraba crucial para todos los asistentes e interesados en la web.
• Anticipación de preguntas: Nos pusimos en el lugar de los asistentes potenciales y nos preguntamos: “¿Qué información necesitaría yo si quisiera asistir a este evento?”.
• Dogfooding con el equipo organizador. Esta particular técnica de UX research nos ayudó internamente, puesto que revisamos continuamente el sitio, en busca de cambios y mejoras que el equipo encontraba a lo largo de las actualizaciones en el mismo.

Análisis competitivo

Llevamos a cabo un análisis competitivo de 8 sitios web de eventos similares, incluyendo AWS Community Days de otros países latinoamericanos, europeos y del Asia (Perú, México, Chile, Argentina, Alemania, Austria, Suiza y la India), así como de otros eventos tecnológicos locales. Para cada sitio, evaluamos más de 10 variables, incluyendo tiempo de carga, estructura de navegación, proporción de contenido visual vs. textual, características principales, arquitectura de información, CTAs, y redes sociales. Este análisis competitivo nos proporcionó oportunidades significativas de diferenciación, particularmente en los aspectos de accesibilidad y features a implementar.

Requisitos clave:

Basándonos en la corta investigación, definimos los siguientes requisitos clave para el sitio web:

• Página de inicio: Con una descripción del evento, información sobre la fecha, hora y lugar, y un llamado a la acción, claro para registrarse.
• Información práctica: Detalles sobre la ubicación del evento y preguntas frecuentes (FAQ).
• Agenda: Un cronograma detallado de las sesiones, talleres y actividades, con información sobre los speakers y los temas a tratar.
• Speakers: Una sección dedicada especialmente a la postulación de speakers y otra para los speakers finales con su foto, nombre y enlaces a sus perfiles profesionales.
• Registro: El redireccionamiento al formulario de inscripción para participantes, sencillo y fácil de usar, integrado con una plataforma de gestión de eventos (Eventbrite, en este caso).
• Sponsors: Los para mostrar las marcas y nombres de los sponsors, con enlaces a sus sitios web y la sección de las vacantes laborales.

3. Diseño y priorización

Solución propuesta

El diseño del sitio web se basó en los principios de diseño minimalista y responsivo, utilizando la paleta de colores de identidad visual de los AWS Community Day. Se priorizó la usabilidad y la accesibilidad, asegurando que el sitio web fuera fácil de usar e interactuar en diferentes dispositivos y navegadores.

El landing page se diseñó para captar la atención inmediatament, y resaltar la propuesta de valor del evento, además se podía apreciar de primera mano: la fecha, el lugar y el link al formulario de registro.

Priorización

Dado que el tiempo era un factor crítico, aplicamos un enfoque de priorización basado en el impacto y la necesidad. Nos centramos en las funcionalidades esenciales para el lanzamiento.

1. Máxima prioridad: Información sobre el evento (fecha y lugar), registro, Call for Speakers, y posteriormente los primeros speakers confirmados. Estas secciones fueron absolutamente indispensables para atraer asistentes y sponsors.
2. Alta prioridad: Visualización de los sponsors y sus requerimientos, comunidades aliadas y Agenda. Necesarias para cumplir los compromisos con estos grupos y para añadir valor al evento.
3. Prioridad media: Sección de preguntas frecuentes y Código de Conducta. Importantes para la experiencia del usuario, pero podían ser añadidas en una fase posterior si fuera necesario.

Y aunque consideramos la posibilidad de incluir un blog o una sección de noticias para mantener a los asistentes informados sobre las últimas novedades, decidimos desechar esta funcionalidad debido a las limitaciones de tiempo, recursos y a su naturaleza de actualización constante. También evaluamos la posibilidad de integrar un sistema de gestión de contenidos (CMS), pero optamos por una solución netamente técnica, y rápida de implementar dado el carácter inicial del proyecto.

4. Ejecución y lanzamiento

El desarrollo del sitio web se llevó a cabo en un período de tiempo muy ajustado. Se eligió React para el Front-end debido a su rendimiento, la facilidad de implementación y a la familiaridad de esta librería con el equipo organizador.

Establecimos metas ambiciosas, pero realistas para el rendimiento técnico del sitio, reconociendo que la velocidad y fiabilidad impactarían directamente en la percepción del evento. Definimos como meta un tiempo de carga inicial inferior a 2 segundos en conexiones promedio en Bolivia (aproximadamente 10 Mbps), con un First Contentful Paint por debajo de 1.5 segundos. Esto representaba un desafío considerable dada la necesidad de incluir bastantes recursos gráficos en el sitio.

En términos de escalabilidad el equipo de Infraestructura, compuesto por Sergio Guillen, Sergio Rodríguez y Afu Tse, diseñó la arquitectura para soportar picos de hasta 2,000 usuarios concurrentes, particularmente durante el lanzamiento de inscripciones y en los días previos al evento, basándonos en estimaciones derivadas de eventos similares en la región y el tamaño del mercado local.

Se implementaron KPIs técnicos estrictos, incluyendo un uptime mínimo de 99.9%, y con un tiempo de respuesta del servidor por debajo de 200ms, usando AWS S3, con una optimización para conexiones móviles con datos limitados, considerando las particularidades de conectividad en Bolivia. Estos objetivos de rendimiento se consideraron no negociables, pues un sitio lento o inaccesible comprometería directamente la imagen y credibilidad de nuestro evento.

Lanzamiento

El sitio web se lanzó aproximadamente tres meses y medio antes de la fecha del evento(12 de Octubre), para garantizar un plazo razonable para la promoción y el registro de los asistentes.

Durante las semanas siguientes realizamos distintas implementaciones y ajustes en respuesta a los comentarios y sugerencias recibidos. Y durante los días previos al evento, monitoreamos de cerca el sitio para asegurarnos de que funcionaba correctamente sin ninguna incidencia.

5. Impacto y Resultados

Métricas clave

• Superamos los objetivos de inscripción, con 647 personas registradas frente al objetivo inicial de 500.
• Asistieron 395 personas el día del evento, la meta prevista fue de 300.
• La plataforma también atrajo y logró convencer a 9 sponsors para contribuir, superando el objetivo inicial de 7.
• El evento se desarrolló sin contratiempos durante 8 horas y los asistentes participaron en 3 salas de aprendizaje diferentes.
• La web tuvo más de 4900 visitas únicas alrededor de 37 países.

Por lo tanto, el sitio web contribuyó de forma demostrable a aumentar la notoriedad del evento, los índices de inscripción y la participación de varios sponsors, superando en última instancia las expectativas iniciales del equipo organizador.

Y según la encuesta de satisfacción post evento para asistentes:

• 100% de los encuestados asistirían nuevamente o recomendarían el evento.
• Calificación promedio de la organización del evento: 4.5/5
• Calificación promedio de la relevancia del contenido: 4.4/5
• Calificación promedio de la calidad de los ponentes: 4.5/5
• Calificación de los espacios y dinámicas para networking: 4.3/5

En términos cuantitativos y cualitativos, el evento fue un éxito.

6. Reflexión y conclusión

Reflexión

El desarrollo del sitio web para el AWS Community Day Bolivia 2024 representó un reto muy interesante sobre product management en un contexto particularmente desafiante: al ser la primera versión de un evento de comunidades tecnológicas, pero con alcance internacional en un mercado emergente, con restricciones significativas de tiempo y presupuesto, y la necesidad de satisfacer varias expectativas tanto internas y externas. A través de un enfoque metódico muy limitado en investigación de usuarios, priorización estratégica y desarrollo iterativo, logramos implementar una plataforma digital que no solo cumplió, sino que superó los objetivos establecidos.

El verdadero impacto se manifestó en la contribución al ecosistema tecnológico de Bolivia, posicionando al país favorablemente para futuras iniciativas de AWS en la región. Estos logros demostraron el poder transformador de un producto digital bien concebido y ejecutado, capaz de trascender su función inmediata para generar valor estratégico a largo plazo.

Aprendizaje y Próximos pasos

Personalmente, este proyecto fue una gran oportunidad de crecimiento y aprendizaje en las dimensiones de producto. La necesidad de navegar requisitos ambiguos y características desafiantes me ayudó a mejorar significativamente mis habilidades de priorización, comunicación y toma de decisiones.

Aprendí que los procesos de registro son muy importantes para el impacto de las conversiones, y que en esta ocasión el usuario llegó a valorar más el contenido que la estética del producto, pero que eso no siempre es así.

Y para la próxima versión del evento, definitivamente tomaremos en cuenta todas las recomendaciones de los asistentes y los aspectos que tuvieron puntos para mejorar, como implementar un CMS, pensar mejor la sección de sponsors y vacantes laborales y mejorar la estrategia para la analitica de datos de sitio.

Conclusión

Definitivamente, este reto superó mis expectativas y me impulsa totalmente a seguir aprendiendo. Me quedo con toda la experiencia, el aprendizaje y los increíbles momentos.

Gracias por tu tiempo de leerlo. Si tienes alguna duda o comentario, puedes contactarme sin problema o también si llegaste hasta acá, puedes mandarme un tweet en X gonzaloalfarof.

Definitivamente, el 2025 lo haremos mejor y eso que la vara está muy alta!